Clínica de fisioterapia: resposta rápida no WhatsApp e agenda sem planilha

O cenário

Uma clínica de fisioterapia com seis pessoas: quatro fisioterapeutas e duas na recepção. Os pacientes chamam no WhatsApp pessoal da recepção, que responde quando consegue. A agenda vive numa planilha, e a cobrança de quem faltou é feita à mão, uma mensagem por vez.

O resultado é conhecido: pacientes que esperam horas por uma resposta e procuram outra clínica, horários vazios por falta de confirmação e uma recepção que passa o dia copiando informação de um lugar para outro.

O que a Projete-se Tech construiria

• Agente de IA no WhatsApp. Responde as perguntas mais comuns, mostra horários livres e encaminha para uma pessoa quando o assunto pede atenção humana.
• Agenda conectada. O horário escolhido pelo paciente entra direto na agenda, sem digitação.
• Lembretes e confirmação automáticos. O paciente recebe o aviso antes da consulta e confirma com uma resposta.
• Aviso de falta. Quem não compareceu recebe uma mensagem educada para remarcar, e a recepção só vê os casos que precisam de conversa.

Tudo com revisão humana: a recepção acompanha as conversas, corrige respostas e assume qualquer atendimento quando quiser.

O que tende a mudar

• Paciente respondido na hora, inclusive fora do expediente.
• Recepção com tempo para acolher quem está na clínica, em vez de digitar.
• Menos horários vazios, porque a confirmação deixa de depender de alguém lembrar.
• Dados de atendimento organizados, que mostram quais horários e serviços mais procuram.

Por onde começar

O primeiro passo é pequeno: o agente responde as dez perguntas mais comuns e marca consultas por um canal. Depois de duas semanas de acompanhamento, ajustamos as respostas e só então ligamos os lembretes e a cobrança de falta.