Escritório de contabilidade: portal para receber documentos sem cobrar por e-mail

O cenário

Um escritório de contabilidade que atende dezenas de empresas. Todo mês, a equipe pede documentos por e-mail e WhatsApp, e cada cliente envia de um jeito: foto de nota, planilha, PDF solto. Parte do tempo vai para cobrar quem não enviou e para renomear, separar e arquivar o que chegou.

Os prazos fiscais não esperam. Quando um documento atrasa, todo o resto da fila atrasa junto.

O que a Projete-se Tech construiria

• Portal do cliente. Cada empresa entra, vê a lista do que precisa enviar no mês e anexa os arquivos no lugar certo.
• Organização automática. Os documentos são nomeados e arquivados por empresa, competência e tipo.
• Cobrança automática. Quem não enviou até a data combinada recebe um lembrete; a equipe só intervém nos casos que seguem pendentes.
• Visão da equipe. Um painel mostra, por cliente, o que já chegou e o que falta, e o que está perto do prazo.

O que tende a mudar

• Menos mensagens de cobrança escritas à mão.
• Documentos sempre no lugar certo, sem busca em conversa.
• Prazos mais previsíveis, porque a equipe enxerga o atraso antes de ele virar problema.
• Clientes com um caminho claro e igual para todos.

Por onde começar

Escolhemos um tipo de documento e um grupo pequeno de clientes para o primeiro mês. O que for aprendido ali orienta a lista de documentos e os avisos do restante da carteira.